HKZ certificeren

U bent klaar voor de HKZ certificatie voor uw specifieke branche. U hebt hard gewerkt om uw organisatie voor te bereiden op het certificatietraject. Maar wat komt er allemaal kijken bij een certificering? Wat kunt u verwachten van een externe audit? En hoe ziet de investering eruit?

Deze vragen behandelen we in dit hoofdstuk.

Wanneer u klaar bent voor certificatie, maakt u eerst kennis met de auditor. Tijdens dit vooronderzoek kijkt de auditor naar de basisvoorwaarden die de norm stelt en geeft aan waar de aandachtspunten liggen. U hebt daarna voldoende tijd om orde op zaken te stellen voordat de certificatie audit plaatsvindt.

Bent u werkzaam in een specifieke branche? Dan neemt de auditor tijdens het vooronderzoek ook het kwaliteitskader mee.

In de tweede fase vindt de certificatie audit plaats. Tijdens deze audit gaat de auditor de organisatieprocessen beoordelen en de effectiviteit van het kwaliteitszorgsysteem onderzoeken. De auditor doorloopt zowel het systeem en de documentatie die hierbij hoort, als uw zorgproces. De bevindingen delen zij na afloop met u middels een auditrapport. Het liefst bevat deze de conclusie dat uw organisatie aan alle eisen uit de HKZ norm voldoet. Echter komt het ook voor dat er afwijkingen worden geconstateerd. U heeft vervolgens maximaal 3 maanden de tijd om deze op te lossen, waarna het certificaat kan worden opgesteld.

Wanneer we over een certificatietraject spreken, gaat het altijd om een looptijd van drie jaar. Binnen het totale traject van drie jaar, krijgt u in jaar 2 en 3 van de certificatiecyclus een controle audit. Tijdens deze controle beoordelen we of uw kwaliteitszorgsysteem nog in goede staat verkeert en hoe u met eventuele aandachtspunten uit de voorafgaande audit om bent gegaan.

Het certificatietraject
Bent u nog niet gecertificeerd? Uw traject ziet er als volgt uit:
Certificatie audit (fase 1 en 2)
Controle audit (jaar 2)
Controle audit (jaar 3)

Bent u reeds gecertificeerd? Uw cyclus ziet er als volgt uit:
Her certificatie audit
Controle audit jaar 2
Controle audit jaar 3

De externe audit voorbereiden
Belangrijk om te weten is dat een audit bedoeld is om uw organisatie verder te helpen en te verbeteren. Het is geen examen waarin u overhoord wordt. Het doel is om te onderzoeken hoe het systeem functioneert, en niet het individu. Tijdens de audits worden enkel vragen gesteld die betrekking hebben op de dagelijkse werkzaamheden van de medewerker en er is altijd voldoende ruimte om zaken op te zoeken of een collega om hulp te vragen.

Neem uw werknemers vanaf de start mee in het proces van certificering. Daarnaast kunt u door middel van interne trainingssessies of rollenspellen uw mensen voorbereiden op de audit.

De kosten van een HKZ certificering zijn afhankelijk van een aantal factoren. Naast kosten voor de certificering, maakt u ook interne kosten. Denk bijvoorbeeld aan het vrij maken van mensen om het managementsysteem op te zetten en te implementeren. 

De kosten voor certificering zijn opgebouwd op basis van de omvang van uw organisatie. Het aantal werknemers, de werkzaamheden die u uitvoert en van het aantal vestigingen van uw organisatie.

Bij TÜV Nederland ontvangt u na iedere audit een factuur. Dit betekent dat u niet voor het driejarige traject vooruit hoeft te betalen.

Mocht er een situatie zijn waarbij u het certificatietraject niet kunt voortzetten, kunt u het traject bij ons altijd kosteloos stopzetten. Ook hanteren we altijd een all-in prijs, u betaalt dus niet voor bijvoorbeeld reis- en verblijfskosten, rapportages of het certificaat.

Het moment van de certificaatuitreiking is een moment om bij stil te staan. U heeft hard gewerkt om hier te komen en het is u gelukt. Het voelt fijn om het certificaat dan eindelijk in handen te hebben. Maar hoe haalt u hier vervolgens de meeste waarde uit?

U ontvangt altijd een HKZ logo van uw certificerende instelling welke u kunt gebruiken voor promotie doeleinden. U kunt deze bijvoorbeeld op uw website plaatsen. Belangrijk is ook om aandacht te besteden aan de promotie van uw certificaat. Dat u aan een hoge kwaliteitsstandaard voldoet kan en mag u uitdragen.